Vantaggi rivoluzionari del sistema di gestione della terminologia + Come avviarne uno

Alla Global Ready Conference 2021, siamo stati raggiunti da Uwe Muegge, Head of Terminology, Global Business Marketing di Facebook. Uwe ha condiviso preziose informazioni sulla gestione della terminologia e su come i vantaggi della gestione della terminologia vadano ben oltre il miglioramento della coerenza e della qualità.

Ecco i tre punti salienti di questa sessione:

1. Gestire la terminologia significa molto di più che essere coerenti. La gestione della terminologia è un vero valore aziendale e può aiutarti a portare il tuo prodotto sul mercato più velocemente.

2. La gestione della terminologia non è scienza missilistica. Si tratta di fornire agli autori e ai traduttori indicazioni su come usare le parole che contano di più nella sua organizzazione.

3. Non hai bisogno di un'abbondanza di risorse per iniziare il tuo progetto terminologico. Il miglior consiglio per iniziare è quello di iniziare!

Che cos'è la gestione della terminologia?

Ecco la definizione più semplice di un termine di Uwe: "un termine è una parola o una frase che conta per te e la tua organizzazione. Se ti interessa abbastanza una parola da volere che tutti nella tua organizzazione usino solo quella parola quando ne parli, quella parola è un termine".

La definizione accademica di gestione della terminologia è "metodi per la raccolta, la manutenzione e l'accesso ai dati terminologici". Nel nostro contesto, Uwe definisce la terminologia commerciale per noi come "il processo di fornire una guida sulla scelta delle parole ad autori e traduttori".

La gestione della terminologia aiuta i creatori di contenuti durante l'intero ciclo di vita, dagli autori e revisori ai traduttori e ai revisori, a scegliere le parole giuste in modo efficiente. Il compito numero uno della gestione della terminologia è quello di consentire ai creatori di contenuti di scegliere le parole giuste senza sprecare tempo in ricerche o discussioni infinite con i colleghi.

Guarda la sessione di Uwe nella sua interezza qui.

Cane vs terminologia da Smartling su Vimeo.

Perché i programmi di terminologia non sono all'altezza

Quanto segue sembra essere un atteggiamento diffuso quando si tratta di considerare un sistema di gestione della terminologia:

• Non c'è tempo per un programma di gestione della terminologia.
• Non so come farlo.
• Tutti sono impegnati e hanno diverse priorità, quindi è ancora difficile inserirne una.
• È bello da avere (il potenziale della gestione sistematica della terminologia non è riconosciuto).
• È un compito difficile anche per un terminologo esperto. Iniziarne uno è un compito arduo.

Perché ho bisogno di un sistema di gestione della terminologia?

Queste preoccupazioni sono comprensibili, ma le organizzazioni che le hanno superate sono quelle che si distinguono.

La gestione della terminologia migliora la coerenza, il che porta a una migliore qualità del suo prodotto e all'esperienza dei suoi clienti con il suo prodotto. Ma c'è dell'altro. Parliamo di come la gestione della terminologia può avere un impatto ancora più immediato sul successo dei tuoi prodotti e servizi sul mercato.

I problemi terminologici creano attriti.

Una gestione fatta bene può ridurre il tempo necessario per portare i tuoi prodotti sul mercato a livello nazionale e internazionale.

Il contenuto è spesso gestito da molte persone diverse in un'organizzazione. Senza un programma terminologico in atto, gli scrittori dedicano molto tempo alla ricerca e al dibattito su quali siano i termini corretti. Più questi team sono distribuiti, più tempo ci vuole per la ricerca e la riconciliazione, quando questo tempo può essere speso meglio per migliorare il contenuto.

Trovare il termine giusto può essere difficile anche per i traduttori altamente qualificati con molti anni di esperienza. Uwe sa che i traduttori non possono dedicare più di qualche secondo alla ricerca di una traduzione corretta per un trimestre quando viene chiesto loro di rispettare scadenze ravvicinate. Avendo un processo di gestione della terminologia in atto, i traduttori possono dedicare il loro tempo alla traduzione di più contenuti e rendere la traduzione più naturale.

La conclusione è che l'attrito dovuto alla mancanza di gestione della terminologia introdotta nel ciclo di vita dei contenuti rallenta l'intero processo, con un impatto reale sul calendario di lancio di un'azienda.

Ora, cosa pensi che accadrebbe se tutti i termini chiave fossero disponibili per i creatori di contenuti all'inizio di ogni progetto?

Il sistema di gestione della terminologia è un punto di svolta per tutte le parti interessate.

Con la disponibilità di un termbase multilingue completo e specifico per il progetto, gli autori non solo possono produrre contenuti di qualità superiore più velocemente, ma il loro lavoro diventa anche più piacevole.

Quando gli autori usano i termini corretti per la prima volta, i redattori possono concentrarsi sul miglioramento del tono, della voce e dei messaggi con il tempo che altrimenti sarebbero stati sprecati per correggere i termini.

I traduttori avranno la certezza di utilizzare lo stesso termine tradotto utilizzato da tutti gli altri partecipanti al progetto, con conseguente aumento della qualità e della produttività della traduzione.

Anche il lavoro dei revisori cambia perché, con il sistema di gestione della terminologia, non devono più perdere tempo ad assicurarsi che i vari traduttori di un progetto utilizzino le traduzioni corrette dei termini in modo coerente in tutto il progetto. Ora possono concentrarsi sull'assicurarsi che il testo tradotto suoni e si legga nel modo più fluido possibile.

Ora hai un team che produce contenuti di qualità superiore, porta i prodotti sul mercato più velocemente e più soddisfatto del proprio lavoro.

La gestione della terminologia è inclusiva.

Sappiamo tutti che la lingua è in continua evoluzione. Nuove parole vengono alla ribalta e altre scompaiono. Ma ora è un momento in cui un aspetto del linguaggio sta ricevendo molta attenzione: il modo in cui parliamo di etnia, religione, genere, abilità mentali e fisiche, età e altre caratteristiche sociali e culturali. L'uso di un linguaggio inclusivo nella comunicazione è diventato una priorità assoluta all'interno e all'esterno della propria organizzazione.

Questo tipo di cambiamento culturale è una sfida enorme per un'organizzazione di qualsiasi dimensione. Quando ci sono centinaia di creatori di contenuti in un'organizzazione, come ci si assicura che tutti i contenuti riflettano questo in modo coerente? Come si aggiornano tutti i contenuti esistenti? E come si fa a rivedere tutti quei contenuti senza appesantire gli autori e gli editori?

Ancora una volta, la risposta è la gestione della terminologia. La capacità di assistere gli autori nell'adozione rapida di un linguaggio inclusivo è un altro vantaggio significativo dell'implementazione di un programma di gestione della terminologia.

Come avviare un'iniziativa di gestione della terminologia

Uwe consiglia, se dispone di risorse sostanziali per implementare un programma terminologico aziendale, di assumere un consulente terminologico esperto. Ma se non è così, ecco alcuni consigli di Uwe per dare il via alla sua iniziativa di gestione della terminologia.

1. Se è la prima volta che inizi a gestire la terminologia, scegli un piccolo progetto con una priorità di lancio più bassa per eseguire un programma pilota, in modo da ridurre la pressione su di te e sul tuo team.

2. Partecipa prima al ciclo di vita dei documenti, idealmente nella fase di pianificazione dei contenuti. Una volta che un progetto di localizzazione viene affidato a un fornitore, è quasi sempre troppo tardi. Per compilare un termbase completo specifico per il progetto, fatelo tradurre in tutte le lingue che coprite e ottenete un feedback su tali traduzioni di termini, ricordandovi di farlo prima che inizi la traduzione dei contenuti.

3. Cerca tutte le possibili risorse terminologiche. Potresti pensare di non avere personale o budget per iniziare la gestione della terminologia, ma potresti essere sorpreso da ciò che trovi. Molto probabilmente i singoli autori ed editori hanno i loro glossari personali e il tuo ufficio legale dovrebbe avere un elenco di tutti i tuoi marchi. Questi sono un ottimo dizionario di partenza.

4. Una volta trovato o creato un termbase, assicurati di condividerlo con i tuoi stakeholder interni ed esterni.

5. Dal tuo primo programma terminologico, raccogli il maggior numero possibile di dati sull'impatto positivo che la terminologia ha avuto su quel progetto e condividi tali dati con la direzione e i colleghi. È così che si crea un business case per un programma di gestione della terminologia in modo da poterlo far crescere fino a una soluzione a livello di organizzazione.

Come posso creare un Termbase?

L'obiettivo della creazione di un database terminologico è fornire indicazioni sulle parole che contano in un'organizzazione. Di seguito sono riportati alcuni componenti critici di un database terminologico:

Il nome della sua azienda

Ci sono così tanti modi in cui puoi creare varianti anche del nome dell'azienda più semplice. Puoi scriverlo in maiuscolo, scriverlo con o senza la forma giuridica o una virgola tra il nome e la forma giuridica. È possibile utilizzare il simbolo ticker per le società quotate in borsa o utilizzare forme brevi o abbreviate... e l'elenco potrebbe continuare. Quindi includi sempre il nome della tua organizzazione nel tuo termbase con note dettagliate sull'utilizzo per tutti i casi d'uso.

I nomi di tutti i suoi prodotti e le caratteristiche principali, compresi i marchi

Queste sono parole che interessano a te e ai tuoi clienti, quindi i traduttori devono farle bene. La registrazione di un marchio è un processo lungo e costoso, eppure molte organizzazioni non riescono a includere questo tipo critico di proprietà intellettuale nel termbase, il che causa tutti i tipi di problemi nella traduzione. Non tutti i traduttori hanno familiarità con le leggi internazionali sul copyright e con il fatto che i marchi possono perdere la loro protezione legale se utilizzati in qualsiasi forma diversa dalla versione registrata.

Inoltre, ricorda di utilizzare il simbolo del marchio ogni volta che viene menzionato l'articolo con marchio. Se si include il simbolo del marchio per la prima volta nel documento e non successivamente, si corre il rischio che i marchi vengano gestiti in modo improprio. Se aggiungi i tuoi marchi al tuo database terminologico, puoi assicurarti che sopravvivano intatti alla traduzione.

Termini chiave

Includa le parole che desidera siano usate in modo coerente. Non è raro che diversi tipi di contenuti siano scritti da diversi gruppi funzionali della sua azienda. Avere tutti gli elementi dell'interfaccia utente disponibili in un termbase per garantire che gli stessi termini vengano tradotti allo stesso modo in tutti i componenti di un progetto. Ci sono molti casi in cui si usano più parole diverse per significare una cosa. Queste parole possono creare confusione se non vengono usate in modo coerente, soprattutto quando appaiono in più parti.

Ci auguriamo che la vostra conoscenza terminologica e la saggezza di Uwe vi siano utili! Non vedi l'ora di iniziare a gestire la terminologia per la tua organizzazione? Scopri di più sul servizio di gestione delle risorse linguistiche di Smartling qui.