Vincere la conversazione sul budget: come dimostrare il ROI della traduzione e proteggere la spesa

Approfondimenti di Gavin Grimes, VP of Language Services di Smartling, e Bryan Murphy, CEO di Smartling

Garantire il budget non è mai stato facile per i team di localizzazione. Ora, con l'intelligenza artificiale che sta rimodellando il modo in cui le aziende pensano all'efficienza e ai costi, la conversazione è diventata più complessa. I dirigenti si aspettano tempi di consegna più rapidi, una spesa inferiore e la prova dell'impatto sulla crescita, tutto allo stesso tempo. Per i responsabili della localizzazione, ciò significa che la sfida non consiste solo nel chiedere il budget, ma nel mantenerlo.

Nella terza sessione della serie AI Translation 101 di Smartling, il CEO Bryan Murphy si è seduto con Gavin Grimes, VP of Language Services di Smartling, per condividere strategie del mondo reale per vincere le discussioni sul budget in un mondo guidato dall'intelligenza artificiale. Dall'evitare gli errori più comuni alla riformulazione della traduzione come investimento, hanno illustrato i framework e le tattiche di cui i team hanno bisogno per difendere le loro spese ed espandere i loro programmi.

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In che modo l'intelligenza artificiale sta cambiando le conversazioni sul budget

Qualche anno fa, i discorsi sul budget riguardavano principalmente la capacità e i costi: parole tradotte, tempi di consegna e tariffe a parola. Oggi, con l'intelligenza artificiale mainstream, i dirigenti si aspettano due cose contemporaneamente: guadagni di efficienza (tempi di consegna più rapidi, costi unitari inferiori) e prova di valore (impatto sulla crescita, coinvolgimento e/o mitigazione del rischio).

Il consiglio di Gavin: inquadrare l'IA come un acceleratore controllato, non uno strumento smussato per ridurre i costi. Suggerisce inoltre di arrivare preparati con prove di tempo di ciclo ridotto, metriche di qualità e risultati aziendali con i piani di budget proposti incorporati nell'intelligenza artificiale.

Punto chiave: poiché i dirigenti ora si aspettano sia guadagni di efficienza che la prova del valore aziendale, l'intelligenza artificiale deve essere inquadrata come un fattore di crescita, non come un tagliatore di costi.

3 errori che affonderanno il tuo budget

Gavin ha evidenziato tre insidie che ha imparato dall'esperienza:

• Nessuna linea di base. Senza benchmark per misurare i miglioramenti, la leadership sarà meno propensa ad accettare le tue richieste di budget per migliorare tali metriche.
• Chiedere in isolamento. Avrai più successo quando leghi la tua richiesta agli obiettivi aziendali, non solo alle esigenze del team.
• Ignorare il pubblico. Ognuno si destreggia tra una serie diversa di priorità, quindi personalizza la storia per ogni stakeholder.

Il suo esempio: una presentazione lucida di 40 diapositive è stata presentata contemporaneamente al CFO, al CMO e al CEO. La soluzione consisteva in tre brevi one-pages basate sui dati: ROI per il CFO, differenziazione del mercato per il CEO e velocità del marchio per il CMO: la stessa richiesta, riformulata e ha funzionato.

Punto chiave: Evita di andare alla cieca: usa i dati, allineati agli obiettivi aziendali e personalizza il tuo messaggio per ogni stakeholder.

Dal centro di costo all'investimento delle imprese

Gavin lo ha detto in modo succinto: "La trappola viene vista come un centro di costo". Al contrario, consiglia di legare la spesa per la localizzazione ai risultati aziendali, come ad esempio:

• Meccanica dei ricavi. Ad esempio, un team potrebbe mostrare come la localizzazione delle risorse di marketing tedesche potrebbe generare ~€/$1M di entrate incrementali con un tasso di conversione del 3%.
• Comportamento dell'acquirente. La ricerca mostra costantemente che >75% dei clienti preferisce prodotti nella propria lingua e ~40% non acquisterà altrimenti.
• Mitigazione del rischio. Dimostrare in che modo la localizzazione previene multe, problemi di comunicazione e/o abbandono.

Raccomanda inoltre di modificare strategicamente il modo in cui i contenuti vengono tradotti in base all'importanza dei contenuti:

• Livello 1: Contenuti ad alta visibilità che generano entrate, come le risorse di marketing → la traduzione AI con un essere umano nel ciclo, come AI Human Translation di Smartling
• Livello 2: Contenuti di media visibilità, come pagine di siti web → MTPE (machine translation post-editing) / AIT (AI translation)
• Livello 3: Contenuti ad alto volume e bassa visibilità, come la documentazione del centro assistenza → la traduzione automatica 

La finanza ama il segnale della disciplina: investire di più dove conta, spendere meno dove non lo fa.

Punto chiave: Riformulare la localizzazione come fattore di guadagno e mitigazione del rischio, utilizzando la disciplina del portafoglio e chiari esempi di ROI.

Metriche che interessano davvero ai dirigenti

Ai dirigenti non interessano le funzionalità della piattaforma di traduzione. Si preoccupano dei numeri che si legano direttamente alle priorità aziendali. Prendi in considerazione la possibilità di supportare le tue richieste di budget con le seguenti metriche:

• Riduzione del tempo di ciclo: Lanci più rapidi, riconoscimento anticipato dei ricavi.
• Impatto sui ricavi: Aumenti delle conversioni, tassi di adesione più elevati, abbandono inferiore.
• Riduzione dei costi: Spendere ora per evitare costi maggiori in seguito.
• Aumento della produttività: Aumenti tangibili delle metriche di parole/ora o di qualità.

Bryan ha sottolineato che i responsabili della localizzazione devono essere proattivi, passare all'offensiva e mostrare alla leadership in che modo il team sta guidando la crescita, riducendo il tasso di abbandono e migliorando il go-to-market con un chiaro ROI.

Punto chiave: mostra il tempo di ciclo, l'impatto sui ricavi, l'eliminazione dei costi e la produttività, quindi impacchettalo in una dashboard semplice e intuitiva per i CFO.

Quando la leadership presume che "AI = metà del budget"

È un malinteso comune: se l'intelligenza artificiale può aiutarci a fare il 50% in più, la spesa per la localizzazione non dovrebbe diminuire del 50%? Il consiglio di Gavin: capovolgi la conversazione.

Invece di "stesso lavoro con meno budget", posizionalo come "più impatto con lo stesso budget". L'intelligenza artificiale consente ai team di coprire più lingue, localizzare più contenuti e muoversi più velocemente, senza tagliare gli angoli sulla qualità.

Un approccio stage-gated funziona bene in questo caso: mostra risparmi responsabili su contenuti a basso rischio (come le FAQ) e reinvesti tali guadagni in iniziative ad alto impatto, come il lancio in nuovi mercati.

Sposta la conversazione dall'eliminazione dei costi alla ridistribuzione del valore:

• Differenzia i contenuti. Non tagliare i contenuti ad alto rischio e critici per le entrate; Promuovi i risparmi sui contenuti a bassa visibilità/utilità (domande frequenti, documenti interni) in cui l'intelligenza artificiale eccelle in modo sicuro.
• Di più con lo stesso. Inquadra l'IA come un impatto raddoppiato con lo stesso budget (ad esempio, 20 lingue invece di 10; più contenuti a coda lunga; versioni parallele più veloci).
• Quantifica i ricavi a rischio. Tagliare le pagine di descrizione dei prodotti in spagnolo potrebbe "risparmiare" ora, ma rischia un grande impatto sulle entrate se ~40% non acquisterà in inglese.
• Attenzione alla governance del marchio. Mantieni la supervisione umana dove protegge il marchio e la conformità.

Bryan ha ribadito questo: ha sottolineato che i CEO odiano le entrate a rischio: per un CEO, "risparmiare $ 100.000 per rischiare $ 12 milioni" non è un buon affare.

Punto chiave: posizionare l'intelligenza artificiale come un modo per raddoppiare l'impatto con lo stesso budget, non tagliare la spesa. Dimostrare di avere un risparmio responsabile e reinvestire nella crescita.

Pianificare il budget del prossimo anno con l'intelligenza artificiale integrata

I team intelligenti non trattano l'IA come un elemento una tantum; Lo inseriscono nel modello operativo:

• Budget per gli strumenti di abilitazione. Ricordate di preventivare la pulizia del termbase/TM, le guide di stile e le librerie di prompt, la valutazione della qualità, la formazione di post-editor/revisori: senza questi, l'intelligenza artificiale non fornirà il ROI promesso.
• Costruisci flessibilità. Includi clausole "burst" con i fornitori per gestire i picchi di contenuto senza ordini di acquisto di emergenza.
• Collegamento agli OKR. Associa il tuo piano strategico ai risultati chiave su cui si concentrano i dirigenti. Per i CFO, questo può essere un costo inferiore (costo per versione, tempistica). Per un CMO, potrebbe essere un'implementazione globale più rapida (guadagni in termini di tempo di ciclo). Per i CEO, potrebbe essere un ingresso più rapido in due mercati (capacità liberata dall'IA).
• Stage-gate spese più grandi. Suddividi gli investimenti più grandi in fasi e guadagna fiducia dimostrando progressi misurabili a ogni traguardo.

Gavin ha osservato che "le squadre più intelligenti non stanno scommettendo sull'intelligenza artificiale. Stanno strutturando i loro budget con flessibilità, in modo da poter scalare rapidamente se un progetto pilota ha successo, ma contenere i rischi in caso contrario".

Punti chiave: i team intelligenti dividono i budget in "correre" e "sperimentare", finanziando l'IA in modo responsabile e creando al contempo la flessibilità necessaria per scalare i successi.

La conclusione

La sessione 3 della serie AI Translation 101 di Smartling ha chiarito una cosa: vincere la conversazione sul budget nell'era dell'intelligenza artificiale richiede più che ridurre i costi. I leader devono mostrare un ROI basato sui dati, adattare il loro messaggio agli stakeholder e posizionare la localizzazione come motore di crescita e mitigazione del rischio. Dall'evitare gli errori più comuni alla creazione di budget flessibili e strategici, Bryan e Gavin hanno condiviso strategie pratiche che i team di localizzazione possono mettere in atto immediatamente.

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