How do I translate PDFs without losing formatting?

If you’ve ever tried translating a PDF manually, you know the pain: broken layouts, missing fonts, and lost images. Smartling solves this by automatically converting PDFs into editable DOCX files for translation. Native text and formatting are preserved, and when the translation is complete, you receive a clean, layout-ready file that mirrors the original. For scanned or image-based PDFs, Smartling applies OCR to extract text, making even static documents translatable. Translators can also access the original PDF for reference, ensuring context and formatting accuracy throughout the process.

How much does document translation cost?

Costs depend on content type, volume, and workflow. For human translation workflows, pricing is most commonly calculated per word, with average costs of between $0.15 and $0.30 per word. For machine translation workflows, MT providers like Google Translate, Microsoft Translator, and Amazon Translate often price their services per million characters, with pricing starting at around $10–20 per million characters. With the rise of LLMs like ChatGPT, some people wonder whether they can simply ask their preferred LLM to translate documents. Smartling CEO Bryan Murphy warns against using “cheap LLM translation,” as this method often backfires. Enterprises end up spending more time and resources fixing low-quality LLM translation output than they save upfront. Read Smartling's guide to translation rates for more details on pricing.

Document translation software vs. services: what’s best?

Translation services typically refer to networks of human linguists, while document translation software provides a platform for translation management. With Smartling, you gain access to both best-in-class translation services and document translation software. Smartling customers work with a dedicated Customer Success Manager who helps them set up document translation workflows that are optimized for desired quality level, cost, and turnaround time. This flexibility ensures your most important materials, like legal contracts or marketing campaigns, receive human review, while internal guides or product docs move instantly through an AI translation workflow.

I migliori servizi di traduzione di documenti per le aziende nel 2025

La traduzione di documenti su larga scala non dovrebbe sembrare un gioco alla roulette della formattazione. Tuttavia, per la maggior parte dei team globali, la traduzione dei documenti è ancora lenta, incoerente e manuale. Se ti è mai capitato di perdere la fedeltà del layout in un PDF tradotto, di destreggiarti tra 10 versioni di un file Word o di aver trascorso settimane in attesa che gli aggiornamenti venissero pubblicati, non sei solo.

Questa guida esplora ciò che i migliori servizi di traduzione di documenti offrono oggi, in che modo l'intelligenza artificiale e l'automazione stanno trasformando la traduzione dei documenti e perché Smartling offre l'approccio più efficiente, accurato e pronto per l'azienda disponibile.

Perché la traduzione di documenti è importante per le aziende globali

Per i responsabili della localizzazione e i proprietari dei contenuti, la traduzione dei documenti è spesso il punto in cui velocità e precisione si scontrano. Hai bisogno di versioni multilingue di materiali business-critical, come contratti, risorse di marketing o presentazioni di formazione, senza perdere formattazione, significato o tempo.

I problemi più comuni includono:

Caricamenti e passaggi manuali che rallentano tutto
Formattazione interrotta o stile perso nei file tradotti
Mancanza di visibilità su costi, qualità e tempi di consegna
Rischi per la sicurezza e la conformità dei dati durante la condivisione esterna dei file

Le moderne piattaforme di traduzione di documenti sono state create per risolvere questi punti deboli.

Cosa significa veramente "migliori servizi di traduzione di documenti"

Quando le persone cercano i migliori servizi di traduzione di documenti, di solito confrontano un mix di agenzie, strumenti di intelligenza artificiale e sistemi di gestione delle traduzioni. Ma per le aziende, "migliore" non significa solo il più efficiente in termini di costi. Significa la soluzione più affidabile, automatizzata e scalabile in grado di gestire tipi di file complessi con precisione e conformità.

Le migliori soluzioni combinano tre funzionalità principali:

Automazione: Acquisisci e distribuisci facilmente i file tramite connettori o API.
Traduzione basata sull'intelligenza artificiale: Combina l'esperienza della macchina e dell'uomo per bilanciare velocità e qualità.
Sicurezza aziendale: Mantieni ogni documento protetto da rigorosi standard di governance.

In che modo l'intelligenza artificiale e l'automazione stanno cambiando la traduzione dei documenti

I flussi di lavoro tradizionali per la traduzione di documenti si basavano in larga misura su traduttori umani e sullo scambio infinito di file. Ora, l'intelligenza artificiale e l'automazione stanno facendo il lavoro pesante.

Ecco come funziona il processo in una piattaforma di traduzione automatizzata e basata sull'intelligenza artificiale:

I file vengono acquisiti automaticamente da sistemi come Google Drive, CMS o repository.
Il contenuto viene analizzato in stringhe, o unità di traduzione, preservando la struttura e la formattazione. I sistemi di gestione delle traduzioni come Smartling possono automatizzare questo processo, riducendo del 90% lo sforzo di localizzazione manuale.
I flussi di lavoro dell'intelligenza artificiale generano traduzioni, che possono essere riviste o perfezionate da linguisti professionisti.
Le traduzioni completate vengono automaticamente reinviate al sistema di origine, con integrazioni che rendono questo processo a mani libere.

Questo flusso di lavoro elimina i passaggi manuali ripetitivi e riduce drasticamente i tempi di consegna. Garantisce inoltre che la formattazione, il tono del marchio e il contesto rimangano intatti in ogni file.

Secondo l'ebook Navigating the Shift di Smartling, le aziende che adottano flussi di lavoro di traduzione abilitati all'intelligenza artificiale hanno ottenuto un time-to-market più rapido e un ROI misurabile, mantenendo al contempo una qualità a livello umano. I team di traduzione che hanno implementato flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale sono stati in grado di ridurre i tempi di consegna fino al 50%.

Come semplificare la traduzione di documenti end-to-end con Smartling

Smartling prende la potenza dell'automazione dell'intelligenza artificiale e la porta a livello di documento, consentendo ai team di tradurre qualsiasi cosa, dai documenti aziendali ai PDF, in un unico flusso di lavoro intelligente.

Ecco come lo fa Smartling:

Piena compatibilità dei file: Supporta file Word, Excel, PowerPoint e PDF, oltre a oltre 50 altri formati.
Analisi automatica: Suddivide il contenuto in stringhe traducibili mantenendo il layout e lo stile.
Contesto visivo: I traduttori vedono l'aspetto effettivo del documento, riducendo al minimo gli errori.
Riduzione tag: Semplifica la formattazione dei tag per migliorare l'output della traduzione automatica e ridurre le rilavorazioni.
Recensione AI + umana: Combina la velocità dell'intelligenza artificiale con l'esperienza umana per garantire la qualità.

Scopri di più su come AI Translation e AI Human Translation di Smartling combinano velocità e precisione per ogni tipo di contenuto.

La prova in pratica: il distretto scolastico unificato di Fresno ha ottenuto un tempo di consegna di 72 ore per le traduzioni di documenti critici, mentre Personio ha eliminato la gestione manuale dei file e ridotto del 50% i tempi di revisione interna utilizzando i flussi di lavoro automatizzati di Smartling.

Traduzione certificata, sicura e scalabile per ogni settore

La traduzione aziendale non è solo una questione di velocità, ma anche di fiducia. Smartling fornisce sicurezza e conformità end-to-end attraverso le certificazioni SOC 2, ISO e GDPR. Che si tratti di tradurre documenti legali, materiali per le risorse umane o contenuti di marketing, ogni file viene elaborato secondo rigorosi standard di protezione dei dati.

Questo è più importante per le organizzazioni che gestiscono informazioni riservate o regolamentate. Mentre altri fornitori si concentrano sul caricamento di file una tantum, Smartling centralizza la traduzione dei documenti all'interno di un ambiente governato in cui le autorizzazioni, l'accesso e i flussi di lavoro di revisione sono completamente controllati.

Scopri di più sull'approccio di Smartling alla sicurezza sulla nostra pagina sulla sicurezza.

Come scegliere il miglior servizio di traduzione di documenti

Con così tante opzioni sul mercato, come fai a sapere quale fornitore è giusto per il tuo team?

Utilizza questa lista di controllo rapida per guidare la tua valutazione:

Supporta tutti i tipi di file aziendali comuni (Word, Excel, PowerPoint, PDF)
Offre l'automazione tramite connettori o API
Combina la traduzione AI con la revisione della qualità umana
Fornisce contesto e anteprima in tempo reale
Soddisfa gli standard di sicurezza e conformità aziendali
Offre un ROI misurabile e trasparenza dei report

Come Smartling si confronta con altri servizi di traduzione di documenti

Provider	Automazione e integrazioni	AI + Qualità umana	Sicurezza e conformità	Copertura del tipo di file	Ideale per
Smartling	50+ connettori e API, automazione completa	Traduzione AI + Traduzione umana AI	SOC 2, ISO, GDPR	Word, Excel, PowerPoint, PDF, +50 formats	Team su scala aziendale
Locuzione	Libreria di connettori limitata	MT con post-editing	GDPR di base	Stringhe per Web e app	Localizzazione software
Canticchiare	Traduzione automatica umana nel ciclo	LLM + editing umano	ISO	Contenuto di documenti e app	Flussi di lavoro rapidi human-in-the-loop
RWS / TransPerfect	Caricamento manuale	Traduzione umana	SOC 2, ISO	Contenuti ricchi di documenti	Settore regolamentato
Crowdin / Lokalise	Automazione API di base	MT + recensione della community	GDPR	Incentrato sul software	Localizzazione degli sviluppatori

Smartling automatizza l'intero flusso di lavoro di traduzione dei documenti, dall'acquisizione alla consegna, mantenendo al contempo una sicurezza di livello aziendale e una qualità basata sull'intelligenza artificiale.

Domande frequenti

Come faccio a tradurre i PDF senza perdere la formattazione?

Se hai mai provato a tradurre manualmente un PDF, conosci il problema: layout non funzionanti, caratteri mancanti e immagini perse. Smartling risolve questo problema convertendo automaticamente i PDF in file DOCX modificabili per la traduzione. Il testo e la formattazione nativi vengono mantenuti e, al termine della traduzione, si riceve un file pulito e pronto per l'impaginazione che rispecchia l'originale.

Per i PDF scansionati o basati su immagini, Smartling applica l'OCR per estrarre il testo, rendendo traducibili anche i documenti statici. I traduttori possono anche accedere al PDF originale come riferimento, garantendo l'accuratezza del contesto e della formattazione durante tutto il processo.

Quanto costa la traduzione di documenti?

I costi dipendono dal tipo di contenuto, dal volume e dal flusso di lavoro.

Per i flussi di lavoro di traduzione umana, i prezzi sono più comunemente calcolati a parola, con costi medi compresi tra 0,15 e 0,30 dollari a parola.

Per i flussi di lavoro di traduzione automatica, i fornitori di traduzione automatica come Google Translate, Microsoft Translator e Amazon Translate spesso fissano i prezzi dei loro servizi per milione di caratteri, con prezzi a partire da circa $ 10-20 per milione di caratteri.

Con l'ascesa di LLM come ChatGPT, alcune persone si chiedono se possono semplicemente chiedere al loro LLM preferito di tradurre documenti. Bryan Murphy, CEO di Smartling, mette in guardia contro l'uso di "traduzioni LLM a basso costo", poiché questo metodo spesso si ritorce contro. Le aziende finiscono per dedicare più tempo e risorse alla correzione di output di traduzione LLM di bassa qualità di quanto non risparmino in anticipo.

Per maggiori dettagli sui prezzi, leggete la guida di Smartling alle tariffe di traduzione .

Software e servizi di traduzione di documenti: qual è il migliore?

I servizi di traduzione si riferiscono in genere a reti di linguisti umani, mentre i software di traduzione di documenti forniscono una piattaforma per la gestione delle traduzioni. Con Smartling, hai accesso sia ai migliori servizi di traduzione che ai software di traduzione dei documenti. I clienti di Smartling collaborano con un Customer Success Manager dedicato che li aiuta a configurare flussi di lavoro di traduzione dei documenti ottimizzati per il livello di qualità, i costi e i tempi di consegna desiderati.

Questa flessibilità garantisce che i materiali più importanti, come i contratti legali o le campagne di marketing, ricevano una revisione umana, mentre le guide interne o i documenti dei prodotti si spostano istantaneamente attraverso un flusso di lavoro di traduzione AI.

Il risultato

Se la tua organizzazione si affida ancora alla traduzione manuale dei documenti, è il momento di ripensare il tuo flusso di lavoro. Con il supporto affidabile del team del servizio clienti di Smartling, Smartling ti consente di:

Traduci i documenti in modo più rapido e accurato
Preserva la formattazione e la fedeltà visiva
Proteggi le informazioni sensibili
Controlla i costi e il ROI con dati misurabili

Il miglior servizio di traduzione di documenti non è solo un fornitore, è una piattaforma che viene fornita con un'assistenza clienti di prim'ordine. Questo è Smartling.

Richiedi una demo personalizzata per scoprire come Smartling può semplificare il processo di traduzione dei documenti e aiutarti a scalare la tua strategia di contenuti globale.