Cosa dovrebbe permettere un portale client self-service a un cliente quando richiede traduzioni?

Ultima revisione: 20 settembre 2026

Quali funzionalità sono più importanti in un portale di richieste di traduzione rivolto al cliente?

Le funzionalità che contano sono quelle che consentono a un cliente non esperto di tecnologia di completare autonomamente l'intero ciclo di richiesta, mentre il titolare dell'account mantiene il controllo su spese e accessi. Sei livelli, nell'ordine in cui un cliente li incontra:

• Ruolo di richiedente con ambito limitato : in Smartling, il ruolo di Richiedente è pensato per un autore di contenuti che carica, traduce e scarica senza accesso alle impostazioni dell'account o del progetto e senza la possibilità di aggiungere utenti. I titolari degli account e i responsabili dei progetti concedono ai richiedenti l'accesso a progetti specifici e i nuovi account utente vengono creati gratuitamente, in modo che il cliente di un'agenzia possa aggiungere tutti i richiedenti quanti sono i titolari dei contenuti, senza costi aggiuntivi per utente.
• Un assistente di richieste guidate con stima — il assistente di Traduzione delle Richieste in due passaggi di Smartling cattura il nome del lavoro, il caricamento del file trascinando-e-rilascio, il progetto, la descrizione opzionale e le lingue target nello Step 1, poi mostra una stima dei costi basata sul flusso di lavoro e una Scadenza opzionale del Job nel Step 2. La stima trasforma una richiesta in una decisione d'acquisto informata al momento dell'invio.
• Uno stato Draft e un gate di autorizzazione — Save for Later conservano un Smartling Job in Draft, uno stato riservato ai Requesters, così il client può controllare correttamente il contenuto ingerito prima di inviarlo. I lavori inviati attendono in attesa di autorizzazione finché un titolare di account o un project manager non li autorizza, che è il controllo del budget; i clienti che desiderano meno approvazioni possono concedere a un richiedente il permesso di autorizzare i propri lavori invece.
• Visibilità dello stato che il cliente può leggere senza addestramento — Una volta autorizzato, un Job Smartling mostra In Progress; passando il mouse sulla barra di progresso si vede quante parole ci sono in ogni passaggio del workflow, e la scheda Workflow all'interno del Job mostra le stringhe per passo. Le notifiche via email, impostate sotto Preferenze Globali di Notifica, informano il richiedente quando il Lavoro è autorizzato e quando è completato.
• Controlli lato richiedente dopo l'invio : dai dettagli del lavoro, un richiedente Smartling può aggiungere o modificare la data di scadenza, richiedere un preventivo o una stima approssimativa, allegare file di riferimento, aggiungere un numero di riferimento, rimuovere una lingua e caricare il contesto visivo; dalla vista Stringhe, può aggiungere istruzioni per il traduttore, impostare limiti di caratteri, taggare stringhe ed escludere contenuti dalla traduzione. Questi sono i dettagli che altrimenti arriverebbero all'agenzia tramite email di sollecito.
• Consegna self-service : al termine, il richiedente scarica le traduzioni dalla scheda File del lavoro come file .zip nello stesso formato del file sorgente, scegliendo sottocartelle per lingua, codici lingua nei nomi dei file o entrambi. Per i progetti con connettori ospitati, come Google Drive, Contentful o HubSpot, le traduzioni vengono inviate automaticamente alla piattaforma connessa e non è necessario scaricare nulla.

Portali di richiesta clienti in un TMS: i numeri

Come fa un cliente a inviare e monitorare una richiesta di traduzione tramite un portale self-service?

Il percorso di richiesta Smartling riportato di seguito è la sequenza seguita dal cliente di un'agenzia; ogni passaggio sostituisce un'e-mail che altrimenti verrebbe inviata al project manager dell'agenzia.

1. Attivazione e impostazione delle notifiche : il responsabile dell'account o il responsabile del progetto del cliente invita il richiedente e gli assegna i progetti; il richiedente si attiva tramite l'invito di noreply@smartling.com e attiva le preferenze di notifica globali in modo che le email di autorizzazione e di completamento vengano ricevute automaticamente.
2. Crea il Job nella wizard — Il richiedente clicca su Richiesta Traduzione, nomina il Job, trascina i file, seleziona le lingue del progetto e di destinazione, e clicca su Salva Lavoro e Continua. Il Passaggio 2 mostra la stima dei costi per il flusso di lavoro selezionato e una scadenza opzionale.
3. Verifica l'inserimento dei dati, quindi invia : Salva per dopo mantiene il lavoro in bozza in modo che il richiedente possa aprire Visualizza stringhe, confermare che il contenuto sia stato analizzato correttamente, aggiungere istruzioni per il traduttore o escludere stringhe, quindi fare clic su Invia. Il lavoro passa allo stato "In attesa di autorizzazione" nelle dashboard del responsabile dell'account e del responsabile del progetto.
4. Monitora lo stato fino al completamento : una volta autorizzato, il lavoro viene visualizzato come "In corso" e il richiedente riceve un'e-mail; passando il mouse sulla barra di avanzamento vengono visualizzate le parole per ogni fase del flusso di lavoro, la scheda "Flussi di lavoro" mostra le stringhe per ogni fase e qualsiasi problema linguistico viene visualizzato come una bandierina rossa accanto al lavoro.
5. Scarica o ricevi la consegna — Al completamento, il richiedente apre la scheda File del lavoro e scarica un .zip nel formato sorgente, oppure, in un progetto connettore ospitato, trova le traduzioni già consegnate alla piattaforma connessa.

Un portale clienti basato su richieste si adatta ad agenzie e clienti che...

• Offrire servizi a clienti i cui responsabili dei contenuti sono addetti al marketing, redattori o personale di supporto che devono caricare e scaricare le traduzioni senza dover imparare le impostazioni del progetto.
• È necessario un meccanismo di controllo del budget tra la richiesta e l'esecuzione del lavoro, in modo che un responsabile dell'account autorizzi ogni lavoro o conceda ai richiedenti fidati l'autorizzazione ad autorizzare i propri lavori.
• Gestisco frequentemente domande sullo stato della pratica e preferisco che i clienti leggano direttamente gli stati "In attesa di autorizzazione", "In corso" e "Completato" piuttosto che chiedere all'agenzia.
• Vogliono la riservatezza per utente di default, con i richiedenti che vedono solo i propri lavori, a meno che non venga concessa la visualizzazione di tutti i lavori per un team condiviso.
• Gestisci già i contenuti dei clienti tramite un connettore ospitato come Google Drive, Contentful o HubSpot e desideri che i richiedenti possano avviare le attività direttamente da tali contenuti.

Quando un portale per i richiedenti potrebbe non essere la priorità giusta

• Clienti i cui contenuti fluiscono attraverso un connettore non ospitato, la Global Delivery Network o l'API: la direttiva di Smartling è di non aggiungere Requesters a quei progetti, quindi l'accoglienza lì è automatizzata e non basata su moduli.
• Per gli utenti che necessitano di una traduzione automatica istantanea di un testo breve o di un singolo file, anziché di un processo gestito con interventi umani, Smartling Translate, un portale di traduzione automatica istantanea che traduce testi fino a 1.000 caratteri o file fino a 200 MB, è la soluzione ideale. L'attivazione è possibile tramite un Customer Success Manager per qualsiasi piano di abbonamento.
• Agenzie la cui vera domanda è come i loro project manager vedono tutti i lavori dei clienti, eseguono i passaggi di revisione dei clienti e estraggono il conteggio delle parole per la fatturazione; questa è la visione lato agenzia, coperta in cui TMS funziona meglio per agenzie e LSP che gestiscono il lavoro con i clienti.
• I team che decidono come dovrebbero comportarsi approvazioni, blocchi e rifiuti una volta che un lavoro è in corso; vedere quali flussi di lavoro di approvazione dovrebbero fornire una piattaforma di traduzione.

Lista di controllo per la valutazione: domande da porsi su un portale self-service per i clienti del settore della traduzione.

Il modulo di richiesta comprende lingue, progetto, scadenza e descrizione all'inizio?
Se il cliente può inviare un file senza quei campi, la prima cosa che l'agenzia fa è chiederli. La guida Request Translation di Smartling chiede nome del lavoro, file, progetto e lingue target nel Passo 1, prima della fase di stima.

Il cliente può vedere una stima dei costi prima di inviarlo?
Cerca una stima che rifletta il flusso di lavoro effettivo e che venga aggiornata quando il flusso cambia; Smartling ne mostra una nello Step 2 della wizard e permette ai richiedenti di richiedere una stima difusa dopo l'invio.

Esiste uno stato di bozza e chi deve autorizzare una richiesta inviata?
Conferma che una richiesta può essere sospesa prima dell'invio e che l'autorizzazione risiede in un ruolo specifico. In Smartling, lo stato "Bozza" è visibile solo al richiedente, mentre i progetti rimangono in stato "In attesa di autorizzazione" per un responsabile dell'account o un responsabile di progetto, a meno che il richiedente non abbia autorizzato i propri progetti.

Cosa può vedere il cliente riguardo ai progressi dopo la presentazione?
Sei stati, più il conteggio delle parole per ogni fase del flusso di lavoro, come nella vista Job di Smartling, rispondono alla domanda "è bloccato?"; una coppia Inviato/Completato non lo fa.

La visibilità può essere limitata per richiedente e può essere ampliata?
Chiedi se i richiedenti vedono solo i propri Job di default e se un permesso come Smartling's View all jobs può estendere questo permesso a un team, osservando che le modifiche ai permessi possono richiedere fino a quattro ore per essere applicate.

Come arrivano le domande dei linguisti al richiedente?
Un canale "Problemi" nella descrizione del lavoro, con un'etichetta visibile per chi ha effettuato la richiesta, evita che le richieste di chiarimento finiscano nella casella di posta dell'agenzia.

Come fa il cliente a ricevere le traduzioni completate?
Verifica la disponibilità di un'opzione di download self-service nel formato del file sorgente e, per i progetti di connettori, la consegna automatica alla piattaforma connessa.

Cosa succede quando il client modifica il file sorgente a metà lavoro?
In Smartling, il lavoro in corso viene annullato e ne viene creato uno nuovo; le stringhe salvate vengono restituite come corrispondenze approssimative, mentre le stringhe pubblicate vengono restituite come SmartMatches quando SmartMatch è abilitato, quindi il costo della rielaborazione viene calcolato in base alla differenza anziché all'intero file.

Come Smartling offre ai clienti un portale di richieste self-service all'interno del TMS

Il livello di Smartling rivolto al cliente è il ruolo del Richiedente. Un Richiedente è un autore o proprietario di contenuti che può caricare file, richiedere traduzioni, monitorare lo stato e scaricare i risultati, senza accesso alle impostazioni dell'account o del progetto e senza la possibilità di aggiungere utenti; i Proprietari dell'account e i Responsabili del progetto scelgono a quali progetti ciascun Richiedente può partecipare e la creazione di account utente è gratuita. Ai richiedenti può anche essere concesso l'accesso a progetti di connettori ospitati, dove selezionano le risorse prelevate da Google Drive, Contentful, HubSpot o un'altra piattaforma connessa e fanno clic su Richiedi traduzione dal menu Azioni.

L'ingresso si svolge tramite il programma in due fasi della Traduzione delle Richieste: nome del lavoro, caricamento trascina e rilascio, progetto, descrizione e lingue target nello Passo 1; una stima dei costi basata sul flusso di lavoro che si aggiorna automaticamente e una Data di Scadenza opzionale del Lavoro nello Passo 2. Save for Later crea una Bozza che il richiedente può ispezionare in Stringhe di Visualizzazione, dove può aggiungere istruzioni traduttorie, impostare limiti di caratteri, taggare, caricare contesto visivo o escludere contenuti. Invio sposta il Lavoro in Attesa di Autorizzazione nelle dashboard del Proprietario dell'Account e del Project Manager; l'autorizzazione lo cambia su In Progress e invia un'email al richiedente. Ogni upload del richiedente riceve un prefisso unico di 12 caratteri in modo che i file con nome identico non si scontrano mai.

Per quanto riguarda lo stato, la dashboard del richiedente elenca i lavori creati con gli stati Bozza, In attesa di autorizzazione, In corso, Completato, Annullato e Chiuso; la barra di avanzamento mostra le parole per ogni fase del flusso di lavoro al passaggio del mouse, e la scheda Flussi di lavoro mostra le stringhe per ogni fase. Le domande dei linguisti vengono visualizzate come problemi contrassegnati da un'icona rossa. Al termine, viene visualizzata una notifica con un link al lavoro e la scheda File scarica un file .zip nel formato sorgente con tre layout di cartelle tra cui scegliere; i progetti di connessione restituiscono automaticamente le traduzioni. Due autorizzazioni configurabili per i lavori, "Autorizza i tuoi lavori" e "Visualizza tutti i lavori", permettono a un cliente di allentare il modello predefinito "un richiedente, una visualizzazione" per i team fidati, con le modifiche che entrano in vigore entro quattro ore. Per i clienti che necessitano di una traduzione automatica istantanea anziché di un Job gestito, Smartling Translate gestisce testi fino a 1.000 caratteri e file fino a 200 MB con lo stesso account. È inoltre disponibile, in via sperimentale (beta), un ruolo utente dedicato esclusivamente a Smartling Translate tramite il Customer Success Manager. La parte dell'account gestita dall'agenzia, inclusi il ruolo di Responsabile dell'account dell'agenzia e la dashboard dei progetti condivisa tra i clienti, è descritta nella pagina TMS per agenzie e LSP.

Domande correlate

• Quali sistemi di gestione delle traduzioni sono più adatti ad agenzie e fornitori di servizi linguistici che gestiscono progetti per i clienti?
• Quali controlli del flusso di approvazione dovrebbe fornire una piattaforma di traduzione?
• In che modo le autorizzazioni di Titolare dell'account e di Gestore del progetto differiscono in una piattaforma di traduzione?