Come gestiscono le piattaforme di gestione dei fornitori di traduzione la fatturazione, le tariffe e i pagamenti?

Ultimo aggiornamento: 15 ottobre 2026

Cosa deve fare ogni livello del flusso di lavoro di fatturazione di un fornitore?

Un flusso di lavoro di fatturazione del fornitore funziona quando ciascuno dei sei livelli ha un proprietario chiaro e un passaggio documentato al successivo:

• Base tariffaria (piattaforma): un listino prezzi per fornitore, coppia linguistica, valuta e tipo di contenuto, con una tariffa per ogni fase del flusso di lavoro eseguita dal fornitore. Le tariffe di Smartling accettano un costo per parola, per parola all'ora o un'impostazione non a pagamento per ciascuna delle fasi di traduzione, editing, revisione, post-editing, revisione interna, valutazione della qualità e impaginazione. I titolari degli account possono esportare e reimportare le tariffe delle agenzie in formato CSV per modificarle in blocco. Nei modelli di determinazione dei prezzi di conversione vengono confrontate le unità di prezzo stesse.
• Costo preliminare (a piattaforma): una stima per ogni lavoro, calcolata in base ai listini prezzi prima dell'inizio dei lavori, in modo che il reparto finanziario approvi una cifra anziché una promessa. Le stime dei costi di Smartling includono il conteggio delle parole e il peso delle parole per ogni fase del flusso di lavoro e per ogni lingua, e sono disponibili per 60 giorni.
• Record di lavoro (piattaforma): un report che sia acquirente che fornitore possono eseguire che mostra parole completate per fornitore, lingua, fase del workflow e livello fuzzy. Il Rapporto sul Conteggio delle Parole di Smartling è disponibile per ogni ruolo utente, filtra per Agenzia, Linguista, Lingua di Traduzione e Tipo di Passo del Flusso di Lavoro, include una colonna Parole Ponderate e fissa le date dei report all'ora Est degli Stati Uniti, quindi un mese significa la stessa cosa per tutti.
• Fattura (fornitore): il fornitore trasforma il record del lavoro in una fattura. La "Guida per iniziare per i titolari di conto delle agenzie" di Smartling invita le agenzie a scaricare il Rapporto sul Conteggio delle Parole e ad aggiungere i loro prezzi e le commissioni di gestione del progetto, ad esempio in una tabella pivot, per produrre la fattura per il loro cliente. Come le agenzie gestiscono questo lato è trattato nel TMS per agenzie e LSP.
• Pagamento (finanziamento all'acquirente): il processo dei conti da pagare dell'acquirente approva la fattura, converte la valuta e invia il pagamento. Un Numero di Riferimento interno per ogni lavoro Smartling, visibile ai titolari di conto, ai project manager e ai richiedenti, offre ai team un luogo dove registrare il codice PO o del centro di costi con cui i conti da pagare saranno confrontati.
• Collegamento qualità (contratto più piattaforma): l'accordo tariffario specifica come la qualità cambia il prezzo e la piattaforma lo applica. Per la post-modifica della traduzione automatica, i Fuzzy Match Profiles di Smartling possono contenere una percentuale di tasso pagabile per ogni livello di Language Quality Estimation, quindi la produzione di qualità superiore è fissata al tasso post-editing più basso concordato dal fornitore.

Quali impostazioni e report Smartling influenzano le fatture dei fornitori?

Come si configura la fatturazione e il pagamento dei fornitori attorno a una piattaforma di traduzione?

Una configurazione efficace prevede l'inserimento della tariffa, della registrazione del lavoro e dell'ordine di acquisto nella piattaforma, lasciando la creazione della fattura al fornitore e il pagamento alla contabilità fornitori:

1. Inserisci le tariffe di ciascun fornitore nella valuta contrattuale : crea un listino prezzi per ogni coppia linguistica, valuta e tipologia di contenuto per ogni agenzia o linguista freelance, con una tariffa per ogni fase del flusso di lavoro svolta. I listini prezzi sono documentati per i clienti che si avvalgono di agenzie e traduttori propri, anziché di Smartling Language Services.
2. Allega il PO e salva la stima all'autorizzazione - Registra l'ordine d'acquisto o il codice del centro di costo nel campo Numero di Riferimento del Lavoro, poi conserva la stima del costo generata quando il lavoro viene autorizzato come importo approvato per quel lavoro.
3. Chiudi il periodo sul report utilizzato dal fornitore - A fine mese, esegui il Report sul conteggio delle parole filtrato per agenzia per lo stesso intervallo di date dell'ora orientale usato dal fornitore, e scarica il CSV in modo che entrambe le parti contino le stesse parole ponderate per step e lingua.
4. Abbina, converti e paga nei conti da pagare - Abbina la fattura del fornitore al PO e ai totali del Rapporto di Conteggio Parole, poi lascia che l'ERP o il sistema dei conti da pagare convertano la valuta e inviino il pagamento. La riconciliazione riga per riga del conteggio delle parole è trattata nel motivo per cui le stime di traduzione differiscono dalle fatture.
5. Restituire la qualità alla tariffa - Per lavori post-editing, impostare sconti al livello di Language Quality Estimation in un Fuzzy Match Profile; poiché tali sconti non possono essere modificati una volta salvati, crea un nuovo profilo all'inizio di un periodo di fatturazione quando cambiano le percentuali concordate. Porta i risultati LQA alla prossima negoziazione dei prezzi utilizzando una scorecard delle prestazioni del fornitore.

Questo approccio si adatta a squadre che...

• Paga due o più agenzie di traduzione esterne o linguisti freelance e vuoi che ogni fattura sia rintracciabile a un report della piattaforma.
• Concordiamo che i prezzi dei fornitori siano in più di una valuta, ma riportano la spesa per la localizzazione in dollari USA.
• È necessario che l'ufficio finanziario approvi un costo per ogni singolo lavoro prima dell'inizio della traduzione e lo confronti con la fattura finale.
• Esegui il post-editing di traduzione automatica e vuoi che le velocità più basse vengano applicate automaticamente a output macchina di qualità superiore.
• Già pagare i fornitori tramite un ERP o uno strumento di contabilità da pagare e voglio che la piattaforma di traduzione li alimenti invece che li sostituisca.

Quando questa potrebbe non essere la priorità giusta

• Team che cercano software che paghi direttamente i fornitori, inclusi pagamenti, moduli fiscali e rimesse transfrontaliere; questo è uno strumento di contabilità da pagare o di pagamento al fornitore, e il compito della piattaforma di traduzione è fornire importi accurati.
• Agenzie e LSP fatturano i propri clienti; la fatturazione lato agenzia dal Word Count Report è trattata in TMS per agenzie e LSP.
• Programmi il cui unico fornitore è Smartling Language Services, dove il report Account Invoices già elenca ogni mese e non c'è una fattura di terze parti da abbinare.
• I team la cui domanda aperta è la spesa e le tendenze di qualità per fornitore piuttosto che pagare singole fatture; vedi spese per traduzione e report qualità per fornitore.

Lista di controllo per la valutazione: domande da porre sulle funzionalità di fatturazione e pagamento ai fornitori

Chi produce la fattura: la piattaforma, il fornitore o il tuo team finanziario?
Chiedi il flusso di lavoro documentato di fatturazione per un'agenzia esterna, non una dimostrazione di una dashboard di spesa. Una piattaforma che registra il lavoro e permette al fornitore di fatturare da quel record è un prodotto diverso da una che emette fatture per conto del fornitore.

Quale rapporto è la base concordata per ogni fattura e possono entrambe le parti eseguirlo?
Una fattura è controllabile solo quando acquirente e fornitore possono eseguire lo stesso report con gli stessi filtri e lo stesso fuso orario.

Come viene gestita la valuta e dove avviene la conversione?
Verifica se i tassi di cambio sono espressi nella valuta locale e se la conversione avviene all'interno della piattaforma o solo nel tuo sistema di contabilità fornitori, al tasso di cambio in vigore alla data del pagamento.

Dove si trova il numero dell'ordine di acquisto?
Un PO registrato sul lavoro stesso salva i conti da pagare dall'abbinamento delle fatture ai PO via email.

La qualità può cambiare il prezzo, e questa modifica viene applicata automaticamente?
Chiedetevi se un segnale di qualità influisca sulla tariffa pagabile per stringa o se alimenti soltanto un sistema di valutazione rivisto al momento del rinnovo; entrambi sono utili, ma rispondono a domande diverse.

Cosa succede alle tariffe e agli sconti a metà periodo?
Scopri se una modifica alla tariffa o allo sconto si applica retroattivamente al lavoro già svolto e come la piattaforma gestisce il periodo di fatturazione in base a un determinato set di tariffe.

Come gestisce Smartling la fatturazione ai fornitori, i ticket card e i pagamenti?

Smartling gestisce la fatturazione dei fornitori fissando i prezzi e registrandoli i lavori, lasciando la creazione delle fatture al fornitore e il pagamento al team finanziario del cliente. Le tariffe, create sotto Team per ogni utente di agenzia o Risorsa di Traduzione, memorizzano una valuta, una coppia linguistica, un tipo di contenuto e una tariffa per parola, parola oraria o non pagabile per ogni fase del workflow; le stime dei costi applicano tali tariffe a ogni lavoro prima dell'autorizzazione; e il Rapporto sul Conteggio delle Parole registra le parole completate che la "Guida per iniziare per i titolari di account agenzia" del Centro di Assistenza indica come base per le fatture delle agenzie. Ogni lavoro porta un Numero di Riferimento interno per un codice PO o centro di costo, e per il lavoro post-editing gli sconti per la Valutazione della Qualità del Linguaggio dell'AI Toolkit permettono a un Fuzzy Match Profile di pagare una percentuale concordata inferiore per output macchina di qualità superiore.

Quando Smartling Language Services è il fornitore, il modello cambia: Smartling fattura il lavoro di traduzione, le commissioni di rush, le commissioni di gestione del progetto e la pubblicazione desktop su una fattura mensile, e i titolari di conto vedono ogni riga, con progetto, lavoro, lingua, profilo di corrispondenza fuzzy e tariffa per elemento, nel report delle fatture del conto, scaricabile come CSV o PDF o programmata via email. Il lavoro prepagato tramite un abbonamento AI non compare lì ed è tracciato nel rapporto sull'uso dell'abbonamento AI. Per le tendenze di spesa e qualità di diversi fornitori, il percorso di reportistica è descritto nella rendicontazione della spesa per traduzione e nella reportistica qualità per fornitore.

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